Privatlivspolitik for Joan Søstrene Aarhus

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Joan Søstrene Aarhus er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

• Kontaktperson: Foreningens Formand og Kasser
• Adresse: Klosterport 5, 8000 Aarhus
• CVR: 11 14 89 99
• Telefonnr.: 40 30 42 12
• Mail: joansoestreneaarhus@gmail.com
• Hjemmeside: www.joansoestreneaarhus.dk/

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger/oplysninger om frivillige:

• Navn
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Tillidspost angivelse hvis formand, næstformand, suppleant eller kasser
• Start dato som frivillig i foreningen

2. Særligt for formanden og kasseren i forbindelse med bank adgang

• CPR nr og personlig adresse

3. Oplysninger om borgere:

• Navn
• Kontaktoplysning angivet af borgeren fx telefonnummer eller mail
• Henvendelsesdato
• Kort beskrivelse af borgerens situation/baggrund for henvendelsen til Joan Søstrene
• Tildelt frivillig rådgiver hos Joan Søstrene Århus
• Forløb status fx på venteliste, i forløb
• Dato for afsluttet forløb

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi opbevarer udelukkende oplysninger angivet af borgeren eller den frivillige selv. Vi anvender ingen andre kilder til indsamling af person relaterede informationer.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer/de frivillige er:

• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give meddelelse om fx tilbudte kurser og anden kompetenceudvikling
• At administrere din relation til foreningen herunder eventuel tildelt fuldmagt til foreningens bank

Formålene med at behandle oplysninger om borgere er:

• At vi kan kontakte borgeren i henhold til borgerens fremsatte ønske om at blive kontaktet

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder fx få adgang til banken
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At bevare oplysninger til statistisk brug fx antal årlige henvendelser

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål ogopbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem/frivillig af foreningen eller borger:

Medlemmer/frivillige: Vi sletter personfølsomme oplysninger om dig 30 dage efter at dit medlemskab/frivillige arbejde er ophørt.

Borgere: Vi sletter personfølsomme oplysninger om dig 30 dage efter dit forløb hos Joan Søstrene er afsluttet.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og

lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Sidst revideret 28-09-2023